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歯科の内覧会の準備ガイド｜開院から逆算する告知・当日の動線・説明役の分担・子ども連れ対応・予約受付

公開 　｜　アートパーク編集部（株式会社NEVER）

木目の受付カウンターのある落ち着いた待合室。壁のテレビの前で、母親と子ども2人が画面を見ている

※写真はイメージです。

開院前の歯科の内覧会は、地域の方に初めて医院の中を見てもらえる貴重な機会です。一方で、開業準備の終盤は工事の引き渡し、機器の搬入、スタッフ研修、各種届出が重なる時期でもあり、内覧会の準備は後回しになりがちです。その結果、「告知が遅れて来場が少なかった」「当日、説明できる人が足りず入口が詰まった」「予約を受けたいのに、受付の方法が決まっていなかった」といったことが起こります。この記事では、歯科の内覧会を開院日から逆算して準備する方法を、目的の決め方、告知、当日の動線、説明役の分担、子ども連れへの対応、予約受付の順に整理しました。院長・事務長の方が、そのまま準備表に落とし込める形でまとめています。

歯科の内覧会は何のために開くのか｜目的と「当日の姿」を先に決める

歯科の内覧会の準備を始めるとき、最初に決めたいのは「誰に来てもらい、帰るときにどうなっていてほしいか」です。目的があいまいなまま準備を進めると、告知の文面も、当日の展示も、配るものも、すべてが「とりあえず」になり、準備の手間のわりに手応えのない一日になってしまいます。

目的は2〜3個に絞る

内覧会の目的として考えられるものを並べると、次のようになります。全部を追いかけるのではなく、貴院にとって優先したいものを2〜3個選びます。

たとえば子育て世代の多い地域なら、「雰囲気を見てもらう」「子どもを連れて行けると感じてもらう」「初診予約につなげる」の3つに絞る、といった決め方です。

「帰るときの来場者の姿」を一文で書く

来場者が帰るときにどうなっていてほしいかを、「子どもを連れて来ても大丈夫そうだと感じ、検診の予約を入れて帰る」のように一文で書き、スタッフ全員で共有します。当日に迷ったときの判断基準になります。

ポイント

目的と「帰るときの姿」は、準備表の一番上に書いておきましょう。告知物の文面、当日の配布物、説明の台本を見直すときに、「これはその姿につながっているか」で取捨選択できます。

開院日から逆算する内覧会の準備スケジュール

歯科の開院に向けた内覧会準備は、工事や機器の搬入、届出など開業準備の他の作業と並行して進みます。内覧会の日程は「建物の引き渡しと主要な機器の設置が終わっていること」が前提になるため、施工会社や機器の納入業者と、引き渡し日・設置日を早めにすり合わせてから決めます。開業準備全体の流れは歯科開業の準備の流れでも整理しています。

逆算の準備表（目安）

次の表は、作業の順番をつかむための目安です。実際の時期は、工事の進み具合や告知手段の締め切り（印刷や配布の手配に必要な期間など）に合わせて、各業者に確認しながら調整してください。

時期の目安やること主な担当
早い段階内覧会の目的と日程の仮決め。引き渡し日・機器設置日を業者と確認。予約受付の方法（電話・Web・LINEなど）を決める院長・事務長
告知の準備期間告知物（チラシ・ホームページ・SNS・看板）の文面と配布方法を決める。表現を医療広告ガイドラインに照らして確認する事務長・制作会社
告知の開始チラシの配布、ホームページ・地図サービスへの掲載、院前の看板やポスターの掲示事務長
引き渡し後院内の見学ルートを決め、案内表示を作る。説明役の割り振りと台本づくり。予約受付の練習院長・全スタッフ
前日まで通しのリハーサル。配布物・筆記具・予約表の準備。駐車場と近隣への配慮の確認全スタッフ
当日受付・案内・説明・予約受付。来場数と質問をその場で記録全スタッフ
終了後すぐ振り返り、予約者への確認連絡、開院日までの案内の継続事務長・受付

日程と時間帯の決め方

日程は、来てほしい人が動ける曜日・時間帯から考えます。子育て世代なら週末や園・学校が終わった後、近隣の高齢の方なら平日の日中、というように狙う来場者によって変わります。

時間帯は来場が集中しないよう幅を持たせつつ、スタッフが交代で休憩を取れる、無理のない長さにします。

内覧会の告知｜何を・どこで・いつ伝えるか

内覧会の告知は、「いつ・どこで・何が見られるか」を、来てほしい人に、来場を決められるタイミングで届けることが基本です。特長を並べるより、情報を絞る方が伝わります。

告知に必ず入れる情報

告知手段の使い分け

手段届きやすい相手準備で気をつけたいこと
チラシ（ポスティング・新聞折込）医院の近隣に住む方。年配の方や、ネットで医院を探さない方配布エリアと部数、配布日の手配に時間がかかる。地図と日時を大きく
院前の看板・ポスター前を通る近隣の方工事中から掲示できるか施工会社に確認。歩きながらでも読める文字量に
ホームページ「地名＋歯科」で検索する方開院前から内覧会のお知らせを目立つ位置に。予約方法へのリンクを置く
地図サービスのビジネス情報地図アプリで近くの歯科を探す方開業日や営業時間の登録方法は各サービスの案内を確認する
SNS・公式LINE子育て世代など日常的に使う方開院前から準備の様子を発信すると、内覧会の告知にもつなげやすい
近隣へのあいさつ隣近所、近くの店舗、自治会など工事のおわびと合わせて、案内状を手渡しすると覚えてもらいやすい

SNSでの発信の考え方は歯科医院のSNS運用も参考にしてください。

粗品・特典の表現は、一次資料で確認してから

内覧会では、来場の記念品を用意したり、来場者向けの案内を考えたりする医院もあります。ただ、医院の告知物は医療に関する広告として扱われる可能性があり、表現には決まりがあります。特に、費用を強調する表現や、来場・受診を物品や特典で誘うと受け取られる表現は、慎重に判断が必要です。

注意

医療広告の基本的な考え方は医療広告ガイドラインと歯科の発信で整理しています。

内覧会当日の動線と、説明役の分担

当日の満足度を左右するのが、来場者が院内をどう回るか（動線）と、誰が何を説明するか（役割分担）です。ここが決まっていないと、入口に人がたまる、予約受付に人がいない、といった状態になりがちです。

内覧会当日の動線は「一方通行」で考える

院内の見学ルートは、できるだけ入口から出口まで一方向に流れるように組みます。歯科医院は廊下や診療室の間口が狭いことも多いため、行きと帰りの人がすれ違わない順番にしておくと、混雑と事故を防げます。

  1. 受付：あいさつ、来場の記録（任意）、院内マップと配布物を渡す
  2. 待合室・キッズスペース：待ち時間の過ごし方、子ども連れの配慮を見てもらう
  3. 診療室：ユニットに座ってみる体験、器具や設備の説明
  4. カウンセリングスペース・個室：説明の仕方やプライバシーへの配慮
  5. 滅菌・衛生管理の説明コーナー：器具の洗浄・滅菌の流れを見せられる範囲で
  6. 予約・質問コーナー：出口の手前に置き、最後に必ず通る位置にする

立入禁止の場所（レントゲン室・機械室・スタッフルームなど）には表示や区切りを付け、段差やベビーカーで通りにくい場所はリハーサルで確認します。

説明役の分担表をつくる

持ち場主な役割向いている人
入口・受付あいさつ、マップと配布物の手渡し、混雑時の案内受付スタッフ
待合室待合室・キッズスペースの説明、子ども連れのご家族への声かけ受付スタッフ・歯科助手
診療室ユニット体験の案内、設備の説明、治療に関する質問への対応院長・歯科衛生士
衛生管理の説明滅菌・清掃の流れの説明歯科助手・歯科衛生士
予約・質問コーナー初診予約の受付、診療時間や駐車場などの質問事務長・受付スタッフ
全体の見回り（遊撃）混雑した持ち場の応援、迷った来場者の案内、休憩の交代院長または事務長

院長は診療室にとどまりがちですが、時間を決めて院内を回り、待合室や予約コーナーでもあいさつできるようにしておくと、医院の雰囲気がより伝わります。

説明の台本と声かけ例

持ち場ごとに「必ず伝えること」を3つ程度に絞って台本にしておくと、来場者が受け取る印象がそろいます。

治療方針や費用の個別の見立てなど答えに迷う質問は、断定せず「開院後に診察したうえでご説明します」と伝える決まりにします。

子ども連れの来場者への対応

歯科の内覧会には、子どもを連れたご家族も多く訪れます。保護者が落ち着いて説明を聞けるかどうかは、子どもがその間をどう過ごせるかに大きく左右されます。また、子どもが「ここは楽しい場所だ」と感じて帰れば、開院後の来院の心理的なハードルも下がります。

当日に準備しておきたいこと

子どもへの声かけは、器具の名前を怖くない言葉に言い換える、できたことを具体的にほめる、など診療室での対応と同じ考え方が使えます。くわしくは小児歯科の開業・打ち出しの準備も参考にしてください。

キッズスペースのおもちゃを多めに出すと、来場者の多い一日は片づけと消毒の手間も大きくなります。開院後も続けられる形で用意しておきましょう。

開院前の明るい歯科医院の待合室。受付カウンターとベンチが並んでいる
内覧会で見せた待合室が、そのまま開院後の待合室になるように整えておきます。※写真はイメージです。

待合室のテレビで「描いて楽しむ」体験を｜アートパークという選択肢

当社の「アートパーク」は、待合室のテレビ1台で、お子さんが親御さんのスマートフォンで描いた魚などの絵が、大画面の水槽「すいぞくかん」を泳ぎだすサービスです。アプリのインストールや会員登録は不要で、お子さんの氏名・顔写真・生年月日は取得しません。共有のおもちゃやタッチパネルを置かないため、来場者の多い内覧会の日でも消毒や片づけの手間が増えません。

作品は5分ほど（最長10分）で画面から退場し、日をまたいで残ることはありません。その時間に居合わせた子どうしの絵が一緒に泳ぐため、内覧会の待合室で、初めて会った子どもたちが同じ画面を見上げる場面も生まれます。お絵かき画面には予約フォームや公式LINEへの案内を1回だけ表示できるので（全員に同じ案内が表示されます）、開院後の予約の取り方を知ってもらうきっかけの一つとして使うこともできます。申込から設置までは約2週間が目安のため、内覧会に合わせる場合は早めにご相談ください。

予約受付の段取りと、終わった後の振り返り

内覧会の目的に「初診の予約につなげる」を入れているなら、予約受付の段取りは当日より前に決めておく必要があります。当日になって受付方法を考え始めると、来場者を待たせたり、記録が残らなかったりします。

予約受付で決めておくこと

注意

よくある失敗と、その防ぎ方

よくある失敗起こる理由防ぎ方
告知が遅れて来場が少ない工事の遅れで日程が確定せず、告知の手配が後回しになった引き渡し日を早めに確認し、余裕を持った日程で仮決めする
入口が混雑する受付で記入をお願いする項目が多い。見学ルートが決まっていない受付での記入は任意・最小限に。一方通行のルートを決めておく
説明がばらばら台本がなく、スタッフごとに説明の中身が違う持ち場ごとに「必ず伝えること」を決め、リハーサルで練習する
予約の取りこぼし予約コーナーが目立たない、担当が不在になる時間がある予約コーナーを出口の手前に置き、休憩は交代制にする

終わった後の振り返り

終了後は記憶が新しいうちに、来場数、予約数、多かった質問、混雑した場所を全員で書き出します。「多かった質問」は、ホームページや院内掲示の見直しにそのまま使えます。予約者への確認連絡も忘れずに行います。

チェックリスト

まとめ

歯科の内覧会は、開院前に地域の方へ医院の中を見てもらえる大切な機会です。準備はまず、目的を絞り「帰るときの来場者の姿」を決めることから始めます。そのうえで、引き渡し日を起点に開院日から逆算して告知と準備を進め、当日は一方通行の動線と持ち場ごとの説明役の分担で、混雑と説明のばらつきを防ぎます。子ども連れのご家族が安心して過ごせる待合室を用意し、予約受付の段取りは前もって決めておきましょう。粗品や特典を含む告知の表現は、医療広告ガイドラインなどの一次資料で必ず確認してください。

アートパーク編集部（株式会社NEVER）
歯科・小児科の待合室向けに、子どもが描いた絵がテレビの大画面で泳ぐ「アートパーク」を開発・提供しています。愛知県豊川市。

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