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経営

歯科コンサルに依頼する前に｜種類の違い、自院で整理しておくこと、契約で確認すべき4つの点

公開 　｜　アートパーク編集部（株式会社NEVER）

歯科医院の待合室で、子ども2人がクッションに座って壁の大きな画面を見上げている様子

※写真はイメージです。

新規の患者さんが伸びない、スタッフが定着しない、開業の準備が手に負えない。そんなとき、歯科コンサルへの依頼を考える院長は少なくありません。外部の目と手を借りることは有効な選択肢ですが、「何を頼むのか」が決まらないまま契約すると、期待と提供内容がずれ、費用と時間だけがかかってしまうことがあります。この記事では、歯科コンサルタントの種類と得意分野の違い、依頼する前に自院で整理しておくこと、契約書で確認すべき期間・成果の定義・中途解約・費用体系、よくある失敗までを、院長・事務長の方が明日から使える形でまとめました。特定の会社を紹介・比較する記事ではありません。

歯科コンサルに依頼する前に、まず「頼む理由」を言葉にする

歯科コンサルへの相談は、多くの場合「なんとなくうまくいっていない」という感覚から始まります。ただ、その感覚のまま相談に行くと、コンサルタント側の得意な打ち手がそのまま提案され、貴院の本当の課題と合っているかどうかを確かめにくくなります。最初にやるべきことは、コンサルタント探しではなく、「なぜ外部の力を借りたいのか」を一文で書いてみることです。

「困りごと」と「頼みたいこと」を分ける

困りごとと、外部に頼みたいことは同じではありません。たとえば「新患が減った」は困りごとですが、それに対して頼みたいことは「原因を調べてほしい」「ホームページを作り直してほしい」「受付の対応を一緒に見直してほしい」など、いくつも考えられます。原因の特定から頼むのか、打ち手の実行を頼むのかで、合うコンサルタントも、契約の形も変わります。

困りごとの例頼みたいことの例依頼の性質
新患が減っているどこで患者さんを逃しているか、数字と現場を見て調べてほしい診断（調査・分析）
スタッフが続かない評価や面談の仕組みを一緒につくり、運用が回るまで伴走してほしい仕組みづくり＋伴走
開業準備が進まない物件・資金・設計・届出の段取りを整理し、業者とのやりとりを支えてほしいプロジェクト管理
院長の時間が足りない決まった作業（広告運用・求人掲載など）を代わりにやってほしい実務の代行

院内で解決できることも混ざっている

書き出してみると、困りごとの中には、外部に頼まなくても院内の話し合いや小さな運用変更で前に進められるものが混ざっていることに気づきます。頼む範囲を絞れば、契約の内容がはっきりし、結果を確かめやすくなります。院内でできることについては、この記事の後半であらためて整理します。

歯科コンサルタントの種類｜開業・集患・経営・採用で役割が違う

「歯科コンサルタント」とひとくちに言っても、扱う領域や関わり方はさまざまです。一つの会社が複数の領域を扱っていることもありますが、担当者ごとに得意分野が分かれていることも多いため、領域ごとに何をしてくれるのかを把握しておくと、相談先を選びやすくなります。

領域ごとの主な支援内容

種類主な支援内容の例依頼前に確認したいこと
開業コンサル診療圏の調査、物件探し、資金計画、内装・医療機器の手配、開業時の届出や採用の段取りどこまでが支援範囲か。業者の紹介を受ける場合の関係（紹介料の有無など）
集患・マーケティングホームページ、Googleビジネスプロフィール、広告、院内掲示物などの企画や改善医療広告ガイドラインへの配慮の仕方。制作物の権利が誰にあるか
経営・財務収支の分析、自費診療の設計、診療時間やチェアの稼働の見直し、事業計画数字を見る範囲と頻度。税理士など他の専門家との役割分担
採用・人事・教育求人の設計、面接の進め方、評価制度、スタッフ研修、院内の話し合いの進行研修を誰が行うか。院長不在でも運用が回る形で残るか
業務改善・医院運営受付・予約の流れ、待ち時間、院内の役割分担、マニュアルづくり現場に入る日数。終了後にスタッフだけで続けられるか

関わり方の違いも見ておく

領域と同じくらい大切なのが、関わり方の違いです。調査して報告書を渡す「助言型」、一緒に会議に出て進捗を見る「伴走型」、作業そのものを引き受ける「代行型」では、院内に求められる手間も、契約が終わったあとに残るものも違います。助言型は院内で実行する人がいないと進みませんし、代行型は契約が終わると止まってしまうことがあります。貴院の人員と、契約後にどうしたいかに合わせて選ぶのが基本です。

歯科開業コンサルを選ぶときの注意

開業の支援では、物件・内装・医療機器・金融機関など多くの業者が関わります。コンサルタントがそうした業者を紹介する場合、紹介先から手数料を受け取る仕組みになっていることもあり、それ自体がすぐに問題というわけではありません。ただ、提案された業者が貴院にとって最適なのかを判断するために、紹介に伴う金銭の流れがあるかどうかは事前に聞いておきましょう。開業に必要な届出や手続きは、所管の保健所や地方厚生局などの一次情報で必ず確認してください。

依頼する前に自院で整理しておくこと

同じコンサルタントに依頼しても、依頼する側の準備によって成果は大きく変わります。最初の面談までに、次の項目を院長と事務長（またはリーダー格のスタッフ）で整理しておくと、提案の質を見極めやすくなり、無駄な調査期間も減らせます。

整理しておきたい5つの項目

スタッフの声を先に聞いておく

外部のコンサルタントが入ると、スタッフは「何か変えられるのでは」「自分の仕事が評価されるのでは」と身構えることがあります。依頼する前に、なぜ外部の力を借りるのか、何を良くしたいのかをスタッフに伝え、現場で困っていることを聞いておきましょう。現場の困りごとは、院長が見ている課題と違うことも多く、それ自体が依頼内容を決める材料になります。

ポイント

スタッフへの声かけ例：「医院をもっと働きやすく、患者さんにとって通いやすくするために、外の専門家に相談することを考えています。誰かを評価するためではありません。いま現場で困っていることや、こうなったらいいと思うことを聞かせてください。」最初にこう伝えておくと、のちの面談や現場の見学への協力が得やすくなります。

相談の場で聞いておきたい質問

最初の面談では、提案を聞くだけでなく、こちらから質問して相手の進め方を確かめましょう。

歯科経営コンサルタントとの契約で確認すべき4つの点

歯科経営コンサルタントとの契約でトラブルになりやすいのは、期待していた内容と、契約書に書かれた内容がずれているときです。口頭の説明に納得しても、実際に効力を持つのは契約書です。署名の前に、少なくとも次の4つの点を書面で確認しておきましょう。

確認する点契約書で見るところあいまいなときの聞き方
期間契約の開始日・終了日、自動更新の有無、更新しない場合の通知期限「更新しない場合は、いつまでに、どの方法で伝えればよいですか」
成果の定義何をもって成果とするか。成果物（報告書・制作物など）と、目標とする指標の書き方「この契約で約束されるのは作業ですか、結果ですか」
中途解約途中でやめられるか、その条件と予告期間、解約時に発生する費用「途中で方針が合わなくなった場合、どうなりますか」
費用体系月額固定・一括・成果に連動する部分の有無、交通費や広告費など別途かかる費用「契約金額のほかに、こちらで負担する費用はありますか」

1．期間｜自動更新と更新拒否の期限

一定期間の契約で、終了日が近づいても申し出がなければ自動で更新される形はよく見られます。更新しない場合の通知期限が「満了の数か月前まで」などと決められていると、気づいたときには次の期間が始まっていた、ということになりかねません。契約を結んだ時点で、更新の判断をする日を院内の予定表に書き込んでおきましょう。

2．成果の定義｜「作業」と「結果」を分けて書いてもらう

コンサルティングの契約は、何かを作る・何かを行うといった「作業」を約束するものが多く、患者数や売上といった「結果」までを約束するとは限りません。どちらなのかを確認し、作業であれば何をどの頻度で行うのか、結果であればどの数字をどう測るのかを、契約書や別紙に書いてもらいます。測り方を決めずに「成果が出たら」と合意すると、成果が出たかどうかで意見が分かれやすくなります。

注意

3．中途解約｜やめ方を最初に決めておく

始める前にやめ方を話すのは気が引けるかもしれませんが、中途解約の条件は最も大切な確認事項の一つです。途中解約ができない契約、解約時に残りの期間分の支払いが必要な契約もあります。どちらが悪いということではなく、条件を理解したうえで結ぶことが大切です。お試し期間や、最初は短い期間で始めて継続を判断できる形があるかも聞いてみましょう。

4．費用体系｜総額で比べる

費用は月額だけで比べず、契約期間全体で、別途かかる費用も含めた総額で比べます。広告費、制作物の外注費、交通費、研修の教材費などが契約金額とは別に必要になることがあります。また、制作したホームページや資料、広告アカウントの権利がどちらにあるか、契約が終わったあとも使い続けられるかも、費用と同じくらい重要です。

コンサルに頼まなくても院内でできる打ち手

ここまで、依頼する場合の準備と確認事項を見てきました。一方で、外部に頼まなくても、院内の話し合いと小さな工夫で始められることもたくさんあります。先に院内でできることを試しておくと、それでも残る課題がはっきりし、コンサルタントに頼む範囲を絞り込めます。

院内で始めやすいこと

院外と院内の集患の取り組みを全体で見直したい場合は、歯科医院の集客方法の記事で整理しています。

待合室の過ごし方を変える一つの手段｜アートパーク

待合室の見直しの一つとして、当社が提供している「アートパーク」があります。待合室のテレビ1台で、お子さんが親御さんのスマートフォンで描いた魚などの絵が、大画面の水槽「すいぞくかん」を泳ぎだすサービスです。アプリのインストールや会員登録は不要で、お子さんの氏名・顔写真・生年月日は取得しません。共有のおもちゃやタッチパネルを置かないため、消毒や片づけの手間はかかりません。描いた作品は5分ほど（最長10分）で画面から退場し、日をまたいで残ることはなく、その時間に居合わせた子どうしで一緒に泳ぎます。

お絵かき画面には、予約フォームや公式LINEなどへの案内を1回だけ表示できます（全員に同じ案内が表示されます）。申込から設置までは約2週間、現地での設置作業は10分程度で、モニターはフルHD以上・43型以上が条件です。来院や集患の効果を約束するものではありませんが、子連れの患者さんが待合室で過ごす時間を変えるきっかけの一つとして、外部に大きく頼る前に試せる打ち手だと考えています。

テレビの大画面を、子どもたちが描いた魚が泳いでいる実際の画面
待合室のテレビに映る「すいぞくかん」の実際の画面

よくある失敗と、依頼前のチェックリスト

最後に、歯科コンサルへの依頼でつまずきやすい場面をまとめます。どれも、依頼する前の準備と契約時の確認で避けられるものです。

よくある失敗

チェックリスト

まとめ

歯科コンサルは、貴院の課題に合った相手と、はっきりした契約のもとで組めば心強い味方になります。そのためには、依頼する前に「なぜ外部の力を借りるのか」を言葉にし、開業・集患・経営・採用など、頼みたい領域と関わり方を絞り込むことが出発点です。現状の数字、目指す姿、変えたくないこと、使える資源を整理し、スタッフにも理由を伝えておきましょう。契約では、期間と自動更新、成果の定義、中途解約、別途費用を含めた費用体系の4点を書面で確認します。そして、院内でできる打ち手を先に試しておくと、外部に頼む範囲がはっきりし、依頼の成果も確かめやすくなります。

アートパーク編集部（株式会社NEVER）
歯科・小児科の待合室向けに、子どもが描いた絵がテレビの大画面で泳ぐ「アートパーク」を開発・提供しています。愛知県豊川市。

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